Datenschutz

Datenschutzhinweise des Bürgerforums Mengen e. V.
– Unser Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte –

Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch unseren Verein und die Ihnen nach datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlich im Sinne des Gesetzes ist der 1. Vorsitzende des Vereins. Aktuell ist dies:
Kai Hoffmann
Schulstraße 3
79227 Schallstadt-Mengen
Mail: vorstand@buergerforum-mengen.d

Welche Daten werden erhoben?

Mit dem Beitritt eines Mitglieds bzw. der Amtsübernahme eines Funktionsträgers werden u.a. folgende Daten erhoben:

  • Vorname, Name und Geburtsdatum
  • Adresse und weitere Kontaktdaten (schriftlich, telefonisch, elektronisch)
  • die Bankverbindung (zur Abbuchung der Mitglieds-, Ausbildungs- und sonstiger Beiträge)
  • bei minderjährigen Mitgliedern werden auch die Daten der gesetzlichen Vertreter erhoben.

Der Umfang der Erhebung ist personen- und funktionsabhängig. Diese Aufzählung ist daher ggf. nicht abschließend oder verbindlich für alle Mitglieder. Die Daten werden in der Software-Anwendung SPG Verein gespeichert und durch einen streng limitierten Anwenderkreis vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutz-gesetz (BDSG) zur Erfüllung unserer Vereinszwecke, z.B.

  • Abbuchung des Mitgliedsbeitrags
  • Information / Einladung zur Generalversammlung des Bürgerforums
  • Information über Veranstaltungen des Bürgerforums
  • Meldungen an die Gemeinde

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Wer bekommt meine Daten?

a) Innerhalb unseres Vereins erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer satzungsmäßigen Aufgaben benötigen (z.B. Kassierer für die Abbuchung der Mitgliedsbeiträge, Schriftführer für Informationen / Mails / Anschreiben an die Mitglieder etc.). Den Organen des Vereins, allen Mitarbeitern oder sonstigen Funktionsträgern ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als dem jeweils zur Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden der genannten Personen aus dem Verein hinaus.

b) Für die Gewährung von Vereinszuschüssen meldet das Bürgerforum jährlich statistische Daten seiner Mitglieder (Anzahl, ggf. Namen, bei Jugendlichen zusätzlich das Alter) an die Gemeinde Schallstadt.

Alle genannten Institutionen ergreifen ihrerseits geeignete Maßnahmen, um die Daten der gemeldeten Personen zu schützen.

Presse und Öffentlichkeitsarbeit des Vereins

Im Zuge von Vereins-Veranstaltungen und anderen Ereignissen können zur Dokumentation oder Veröffentlichung Fotos aufgenommen werden. Eine Veröffentlichung dieser Bilder kann auf der vereinseigenen Homepage (www.buergerforum-mengen.de), im Mitteilungsblatt der Gemeinde oder in der örtlichen Tagespresse erfolgen. Dabei können auch personenbezogene Mitgliederdaten (z.B. Namen) veröffentlicht werden. Jeder Betroffene kann einer solchen Veröffentlichung jederzeit widersprechen. Im Fall des Widerspruchs unterbleibt beim jeweiligen Mitglied künftig die Veröffentlichung.

Sonstige Verzeichnisse

Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder oder Funktionsträger mit besonderen Aufgaben weitergegeben, sofern deren Tätigkeit die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Dabei muss der Empfänger der Daten versichern, die Daten nicht zu anderen Zwecken zu verwenden.

Für die Mitglieder, Arbeitsgruppen oder die ehrenamtlichen Helfer und Unterstützer des Vereins können geeignete Verzeichnisse zur Verfügung gestellt werden, die die gegenseitige Kontaktaufnahme und die schnelle Weitergabe von Informationen erleichtern (z.B. Telefonlisten, Mail-Verteiler, Whatsapp-Gruppen etc.). Die Veröffentlichung der Daten bzw. Aufnahme in solche Gruppen und Verteiler erfolgt freiwillig. Eine Löschung aus den Listen, den Verteilern, der Whatsapp-Gruppe etc. ist jederzeit formlos möglich.

Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen Ihrer Mitgliedschaft müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Vereinsmitgliedschaft erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir verpflichtet sind. Diese Daten sind die Grundlage unserer Vereinsverwaltung, ohne sie können wir eine Mitgliedschaft leider nicht ermöglichen. Im Falle von Änderungen (z.B. Namensänderungen, Umzug, Wechsel der Kontoverbindung o.ä.) sollten uns die Änderungen innerhalb von 2 Wochen angezeigt werden, damit wir unsere Daten korrigieren können. Bei einem Widerruf der Datennutzung wird uns die Grundlage zur Erfüllung der Vereinsarbeit entzogen, dies kommt in der Konsequenz einer Kündigung gleich. In diesem Fall gelten die Kündigungsfristen gemäß § 4 unserer Satzung.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

In der Regel speichern und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten maximal bis zum Eingang eines Widerrufs, mindestens jedoch für die Dauer Ihrer Vereinsmitgliedschaft. Bei aktiven Mitgliedern oder Funktionsträgern werden bei Austritt, Ausschluss oder Tod des Mitglieds die personenbezogenen Daten aus statistischen Gründen, z.B. zu Zwecken der Ehrung etc. archiviert. Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen, werden nach Ablauf der gesetzlichen Frist gelöscht bzw. vernichtet.

Informations- und Widerspruchsrecht

Jedes Mitglied hat das Recht auf

  • Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten
  • Berichtigung seiner Daten, sofern sie unrichtig hinterlegt sind
  • Sperrung seiner Daten, wenn sich weder die Richtigkeit noch die Unrichtigkeit dieser Daten feststellen lässt
  • Löschung seiner Daten, wenn die Speicherung unzulässig war

Darüber hinaus haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer personenbezogenen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Dies gilt vor allem, wenn Ihre schutzwürdigen Interessen Vorrang haben vor den Interessen des Bürgerforums. Ggf. ist dann aber eine Fortführung der Mitgliedschaft nicht mehr möglich.

Der Widerspruch kann formfrei an den Vorstand des Bürgerforums gerichtet werden:

Bürgerforum Mengen e.V.
Kai Hoffmann
Schulstraße 3
79227 Schallstadt-Mengen
Mail: vorstand@buergerforum-mengen.de

Datenschutzhinweis kann auch als PDF-Datei: Datenschutzhinweise_Bürgerforum herunter-geladen werden.

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